Työvuorosuunnittelua eri toimialoilla pienistä suuriin yrityksiin

Seurakuntien työaikasuunnittelu

TyövuoroVelho soveltuu erinomaisesti seurakuntien työvuorosuunnitteluun – sekä jaksotyöhön että tavalliseen päivätyöhön. Seurakuntien työntekijät tekevät töitä usein myös iltaisin ja viikonloppuisin, ja työvuorot saattavat jakautua useampiin osiin. TyövuoroVelhon avulla on helppoa suunnitella kaikille työntekijöille riittävästi työtunteja ja toisaalta myös varmistaa, että jokaiselle jää riittävästi lepoaikaa.

TyövuoroVelhosta tukea haastavaan työvuorosuunnitteluun


Lieksan seurakunta on Pohjois-Karjalan maakunnassa toimiva seurakunta. Kirkollisten toimitusten lisäksi sen toimintamuotoja ovat lapsi-, varhaisnuoriso- ja nuorisotyö, rippikoulu, lähetystyö, diakonia, perheneuvonta ja musiikkityö. Edellämainittujen toimintojen tukitoimintona toimii kiinteistötoimi. Seurakunnalla on myös merkittävä metsäomaisuus, jonka hoitaminen kuuluu kiinteistötoimen piiriin.

Lieksan seurakunnassa on noin 35 työntekijää, joista puolet, eli kiinteistö- ja toimistotyöntekijät, kuuluvat TyövuoroVelhon piiriin.
- Toimistotyöntekijät tekevät päivätyötä, mutta kiinteistöpuolella on lisäksi ilta- ja pyhätöitä sekä varallaoloa, joten heidän työvuorojen suunnittelu on erittäin haasteellista, kiinteistöpäällikkö Heikki Nevalainen kertoo.

Seurakunnan työvuorot tehtiin aiemmin käsin ja omatekoisella Excel-taulukkosovelluksella.
- Mietin joskus, voisiko olla olemassa valmiita ohjelmistoja työvuorosuunnittelua varten ja soveltuisivatko ne meille. Lopulta päätin etsiä vaihtoehtoja netistä hakusanoilla, ja tilasin demot parista ohjelmasta, Nevalainen kuvaa työvuorosuunnitteluohjelmiin tutustumistaan.
- Koin TyövuoroVelhon vaihtoehdoista helppokäyttöisimmäksi. Ohjelma näytti heti selkeältä ja perusasiat olivat nopeasti opittavissa. Tottakai myös nettipohjaisuus oli tärkeää, Nevalainen muistelee käyttöönottopäätökseen vaikuttavia tekijöitä. Nevalainen kiittelee Pretax Velho Oy:n toimitusjohtaja Petteri Nenosta.
- Petteri kävi esittelemässä meille ohjelmaa ja opasti sen käytössä, jonka jälkeen otimme ohjelman aluksi koekäyttöön. Petteri perehtyi syvällisesti kirkon työehtosopimukseen, täytyy aivan hattua nostaa. Myös toiveitamme ohjelman suhteen on otettu huomioon, Nevalainen kehuu.

Selkeä ohjelma nopeasti sisäistettävissä

TyövuoroVelhoa on käytetty Lieksan seurakunnassa vuodesta 2006 alkaen.
- Peruskäytön oppiminen ja ohjelman sisäistäminen oli nopeaa myös henkilöille, jotka eivät olleet käyttäneet tietokonetta paljon. Koko ohjelmistoa käyttävä työporukka koki ohjelman nopeasti käyttökelpoiseksi. Meillä eri työryhmät suunnittelevat itse työvuoronsa (kiinteistöpäällikkö tarkastaa ja hyväksyy kiinteistötyöntekijöiden työvuorot), ja työntekijät merkitsevät omat toteutuneet työtuntinsa ohjelmaan omilla tunnuksillaan. Tämä on toiminut erinomaisesti, Nevalainen kertoo.

Verratessaan TyövuoroVelhoa muihin työvuorosuunnitteluohjelmiin, Nevalainen korostaa edelleen ohjelman johdonmukaisuutta.
- TyövuoroVelho tuntui työvuorosuunnitteluohjelmista selkeimmältä. Valikot ovat selkeitä, eikä ohjelmaan voi eksyä. Kokonaisuudessaan ohjelman toiminnallisuus on loogista, hän painottaa.

Nevalainen kiittelee ohjelman käytettävyyttä.
- Perustoiminnot ovat helppoja ja näppäriä. Työtuntien merkitseminen ohjelmaan on todella kätevää. TyövuoroVelhossa voi myös jakaa työpäiviä osiin saman päivän sisällä. Meillä on monesti työaikoja pätkissä samana päivänä.

Hän kehuu myös ohjelman tase-ominaisuutta.
- TyövuoroVelhosta pystyy jo suunnitellessa näkemään mahdolliset plus-tunnit, jotka ovat siten helposti huomioitavissa työvuorolistoja tehdessä.

TyövuoroVelho toimii myös arkistointivälineenä

Nevalainen kokee Lieksan seurakunnan työvuorosuunnittelun parantuneen TyövuoroVelhon myötä.
- Työajan seuranta on ohjelman ansiosta reaaliaikaisempaa. Ohjelma näyttää toteutuneet tiedot heti kun ne on kirjattu. TyövuoroVelho helpottaa myös juhlapyhien työvuorosuunnittelua, mikä on yleensä varsin haastavaa. Pystymme näkemään pitkältäkin aikaväliltä ketkä ovat vapaalla ja ketkä töissä, ja varmistamaan riittävän miehityksen.

Seurakuntatyöntekijöille juhlapyhät ovat usein työpäiviä.
- Esimerkiksi joulun seudulle osuu paljon erilaisia tapahtumia, kuten kauneimmat joululaulut ja monenlaiset joulukonsertit. Töitä on aamusta iltaan, ja työvuorosuunnittelijan täytyy todella miettiä, kuinka työpäiviä jaetaan, ettei se ole kenenkään kannalta kohtuuton ja että kaikki työntekijät saavat myös riittävästi lepoaikaa, Nevalainen kertoo.

Ohjelmisto on toimiva väline myös arkistointimielessä.
- Työsuojelupiiri edellyttää tietynlaista työvuorosuunnitelmien dokumentointia. TyövuoroVelhon avulla työvuorosuunnitelmat saadaan tehtyä sopivassa muodossa, ja vanhatkin työvuorolistat ovat tarvittaessa nopeasti esiintuotavissa, Nevalainen sanoo.

Hän kiittelee myös TyövuoroVelhon tulosteita.
- Tulosteiden luominen on yksinkertaista ja nopeaa.

Nevalainen suosittelee TyövuoroVelhoa seurakunnille.
- Ohjelmasta on selkeää etua. Mitä isompi seurakunta, sen parempi. TyövuoroVelho soveltuu vuoroluontoiseen työhön todella hyvin.

www.lieksanseurakunta.fi

Tulostettava versio (pdf)

Työvuorosuunnittelun asiakasesimerkki: Lieksan seurakunta


© TyövuoroVelho