Työvuorosuunnittelua eri toimialoilla pienistä suuriin yrityksiin

Seurakuntien työaikasuunnittelu

TyövuoroVelho soveltuu erinomaisesti seurakuntien työvuorosuunnitteluun – sekä jaksotyöhön että tavalliseen päivätyöhön. Seurakuntien työntekijät tekevät töitä usein myös iltaisin ja viikonloppuisin, ja työvuorot saattavat jakautua useampiin osiin. TyövuoroVelhon avulla on helppoa suunnitella kaikille työntekijöille riittävästi työtunteja ja toisaalta myös varmistaa, että jokaiselle jää riittävästi lepoaikaa.

Tehokkuutta työajanhallintaan TyövuoroVelholla


Espoon seurakuntayhtymään kuuluvat Espoonlahden, Leppävaaran, Tapiolan ja Olarin seurakunnat sekä Tuomiokirkkoseurakunta ja Espoon ruotsinkielinen seurakunta. Yhtymän yhteistä seurakuntatyötä ovat perheneuvonta, sairaalasielunhoito, erityisdiakonia, oppilaitostyö ja monikulttuurisuustyö. Näiden ohella jokaisella seurakunnalla on runsaasti omaa toimintaa.

Seurakuntayhtymällä on kolme leirikeskusta: Hilan leirikeskus, Kokous- ja kurssikeskus Hvittorp sekä Velskolan toimintakeskus. Leirikeskusten käyttäjiä ovat pääasiassa seurakuntalaiset, mutta niiden ruoka-, majoitus- ja kokouspalveluita tarjotaan myös seurakunnan ulkopuolisille asiakkaille.

Ennen TyövuoroVelhon käyttöönottoa leirikeskusten työntekijöiden työvuorot suunniteltiin paperisille tuntilistapohjille ja Excel-taulukkoon, mutta molemmat tavat olivat työläitä ja aikaavieviä; leirikeskuksissa kun jokainen päivä ja viikko ovat erilaisia ja toteutuneiden työtuntien kirjaamisessa on siten paljon työtä. Paperisten listojen käsittelyprosessi vei paljon aikaa, listojen täytyy kulkea läpi tietyn hyväksymisketjun ja tästä johtuen lisät tulivat työntekijöille viiveellä maksuun. TyövuoroVelhon myötä prosessi on nopeutunut huomattavasti ja työntekijät pystyvät paremmin seuraamaan, mitä lisiä heille on seuraavassa tilissä tulossa.
- Palkanlaskijakin pääsee helpommalla kun työntekijöiden toteutuneet työvuorotiedot toimitetaan TyövuoroVelhosta, sanoo Kokous- ja kurssikeskus Hvittorpin emäntä Eija Nylander.

TyövuoroVelho otettiin Espoon seurakuntayhtymässä käyttöön vuoden 2008 lopulla.
- Jo esittelyvaiheessa TyövuoroVelho vaikutti hyvin toimivalta ja yksinkertaiselta käyttää. Käyttöönottoon saatiin alussa tarpeelliset infot ja sen jälkeen melko omatoimisesti opeteltiin ohjelman käyttöä. Täysi kiitos täytyy antaa puhelinpalvelulle, joka on nopeasti tavoitettavissa ja josta saa aina ratkaisun ongelmaansa, Nylander kiittelee.

Tyytyväisyys TyövuoroVelhoon ohjaa laajentamaan käyttöä

Työpäivät leirikeskuksessa sisältävät usein monia erilaisia työtehtäviä. Ne saadaan kätevästi merkittyä TyövuoroVelhoon ja näin varmistuu, että kaikille töille on tekijänsä. Työvuoron yhteyteen saa myös näppärästi merkittyä tiedon, jos vuorossa on ollut jotakin erityistä. TyövuoroVelhosta työntekijät myös näkevät helposti, ketä on töissä ja missä vuoroissa.

Espoon seurakunnan kokemukset TyövuoroVelhosta ovat niin hyviä, että he ovat päättäneet laajentaa ohjelman käyttöä, myös leirikeskusten kiinteistönhuollon ja puutarhurin työvuorot suunnitellaan jatkossa TyövuoroVelholla.
- Tämä tulee varmasti vähentämään turhia puheluita huoltomiehille, kun ohjelmasta voi nopeasti tarkistaa milloin ja missä työpisteissä huoltomiehet ovat paikalla. Kokonaisuuden hallinta helpottuu, kun kaikki työntekijät ovat samassa systeemissä, ennakoi Nylander.

Seurakunnissa tehdään usein töitä myös pyhäpäivinä. Arkipyhät lyhentävät viikoittaista työaikaa, minkä TyövuoroVelho huomioi automaattisesti ja helpottaa näin työvuorosuunnittelijan työtä. Lisienkin huomioiminen helpottuu, koska TyövuoroVelho laskee suoraan työehtosopimuksen mukaiset lisiin oikeuttavat tunnit pyhäpäiviltä.

“Suosittelen muillekkin seurakunnille”

Nylander kokee TyövuoroVelhon tuoneen runsaasti hyötyä seurakunnan työajanhallintaan.
- TyövuoroVelhon käyttö on ehdottomasti vähentänyt virheiden määrää. Se laskee aina oikein ja huomauttaa, jos suunnittelijan vuoroihin tekemät muutokset uhkaavat aiheuttaa miehitysvajetta. Ohjelma myös huomauttaa, jos aikoo erehdyksessä suunnitella työntekijöille ylipitkiä vuoroja tai riittävä viikkolepo ei suunnitelmassa toteudu.

Nylander kiittelee myös ohjelman tuomaa ajansäästöä.
- TyövuoroVelho on nopeuttanut työvuorojen hallintaa vähintään kolmanneksella. Sitä mukaan kun käyttäjien taidot entisestään kehittyvät ja TyövuoroVelhon ominaisuuksia otetaan monipuolisemmin käyttöön, ajansäästö lisääntyy varmasti. Hän suosittelee TyövuoroVelhoa muidenkin leirikeskusten käyttöön ja myös laajemmalti seurakuntien toimintaan; ainakin hautauspuolen ja kiinteistönhoidon työvuorosuunnitteluun se soveltuu hänen mielestään mainiosti.
-TyövuoroVelho on aivan ihana ja helposti opittava, vaikka olisi haasteelliset vuorot suunniteltavana. Ohjelman avulla vuorojen kirjaaminen on todella toimivaa ja koko ohjelma ylipäänsä on selkeä, Nylander tiivistää.

www.espoonseurakunnat.fi

Tulostettava versio (pdf)

Työvuorosuunnittelun asiakasesimerkki: Espoon seurakuntayhtymä


© TyövuoroVelho