Kuinka onnistua autonomisessa työvuorosuunnittelussa?

14.02.2018

Autonominen työvuorosuunnittelu on käsite, johon törmää tänä päivänä säännöllisesti. Ohjelmistotoimittajan näkökulmasta, tätä keskustelua käydään asiakkaiden kanssa jatkuvasti lisääntyvässä määrin, ja yhä useammissa yrityksissä mietitään työvuorosuunnitteluvastuun jakamista työntekijöille. Näitä pohdintoja läpi käydessä ainut merkittävä asia ei ole lainkaan se, mahdollistaako työvuorosuunnitteluohjelmisto tämän; puhtaasti teknisesti ottaen, TyövuoroVelhossa autonominen työvuorosuunnittelu saadaan käyttöön muutamilla hiiren klikkauksilla työntekijöiden käyttöoikeuksia muuttaen. Sen sijaan, todelliset pohdinnan aiheet ovat syvemmällä organisaatioissa.

Odotusten realistisuus

Autonominen työvuorosuunnittelu saattaa herättää työntekijässä ajatuksen valinnanvapaudesta: voin tehdä ne vuorot, jotka minulle parhaiten sopivat. Esimies sen sijaan mahdollisesti toivoo autonomialta helpotusta omaan, epäkiitolliseen listantekotehtäväänsä: valitkoot kukin haluamansa vuorot! Kun aloitellaan keskustelua autonomisesta työvuorosuunnittelusta ja tunnustellaan, olisiko se mahdollista omassa organisaatiossa, ensimmäiseksi tulisi pohtia eri osapuolten odotuksia: miksi kukin toivoo työvuoroautonomiaa? Mitä nykyisiä ongelmia sillä pyritään ratkaisemaan? Mitä mahdollisia positiivisia - ja myös negatiivisia - vaikutuksia autonomisella työvuorosuunnittelulla olisi organisaatiollemme? Jos osapuolten näkemykset siitä, mitä työvuoroautonomialla saavutettaisi, ovat hyvin erilaisia, on syytä käydä näkemyksiä rauhassa yhdessä läpi ja varmistaa, että odotukset ovat realistisia.

Myös epäsuositut vuorot tarvitsevat tekijän

Mielikuvissa autonominen työvuorosuunnittelu näyttäytyy monesti vapautena ja lisääntyneinä mahdollisuuksina. On keskeistä tiedostaa, että vapauden vastapainona mukana tulee myös vastuu: jos saamme vapauden valita työvuoromme, saamme myös vastuun siitä, että joka vuorossa on tekijä. Tämä tarkoittaa sitä, että jokaisen tulee valita osuutensa myös vähemmän mieluisista työvuoroista. Vähemmän suositut vuorot eivät työvuoroautonomian myötä voi kadota listalta, vaan nekin täytyy edelleen miehittää. Toisaalta, jos työntekijä saa vaikuttaa siihen, milloin hän voi joustaa, hän kokee lisääntynyttä vaikutusvaltaa työssään, mikä todennäköisesti myös lisää hänen joustamishalukkuuttaan.

TyövuoroVelhossa työntekijä voi nähdä omat ja toisten suunnitellut vuorot. Näin ollen autonomisessa työvuorosuunnittelussa kollegat näkevät, missä kohtaa kukin on joustanut ja ottanut myös epämieluisempia vuoroja, mikä ideaalitilanteessa ohjaa työntekijöitä olemaan tasapuolisia toisiaan kohtaan ja kantamaan kortensa kekoon.

Operatiivisen toiminnan ymmärtämisen tärkeys

Työntekijän näkökulmasta työvuoroja mietitään luonnollisesti omista lähtökohdista ja työaikoja pyritään sovittamaan omaan elämään, omien henkilökohtaisten aikataulujen mukaan. Jos työvuoroautonomiaa halutaan kasvattaa, on työntekijöitä heräteltävä laajemmin mukaan keskusteluun myös organisaation tarpeista: mihin aikaan päivästä tarvitaan minkäkin verran miehitystä? Millä henkilömäärällä saadaan mikäkin tehtävä hoidettua onnistuneesti? Kaikkien osapuolten tulee olla selvillä organisaation tarpeista, ja osata tarkastella työvuoroja operatiivisen toiminnan näkökulmasta.

Tässäkin asiassa voidaan ottaa avuksi moderni ohjelmisto. TyövuoroVelhoon on mahdollista määrittää miehityslaskureita, joiden avulla nähdään, että vuoroissa on sopiva miehitys, ja voidaan välttää mahdollinen yli- tai alimiehitys. Näin voidaan varmistaa, että työntekijät näkevät selkeästi, mistä vuoroista puuttuu henkilöitä ja mihin heidän on mahdollista omat vuoronsa sijoittaa.

Muutakin kuin rusinat pullasta

Autonomisen työvuorosuunnittelun onnistumiseen vaikuttaa keskeisesti myös työpaikan ilmapiiri ja työnteon kulttuuri: onko henkilöstö "vain töissä täällä" vai löydetäänkö työstä suurempi yhteinen tarkoitus? Ollaanko valmiita puhaltamaan yhteen hiileen, joustamaan oma-aloitteisesti ja tekemään pyytämättäkin? Tätä kaikkea tarvitaan vastuuta jaettaessa, mutta vastalahjana voidaan saada lisää vapauden tunnetta, vaikuttamismahdollisuuksia, lisääntynyttä motivoituneisuutta ja työhyvinvointia. Autonominen työvuorosuunnittelu voi toimia, jos kaikki osapuolet haluavat jakaa muutakin kuin rusinat pullasta. Koko joukkueen täytyy sitoutua jakamaan myös varsinainen pulla - ja tarvittaessa välillä pelkkää taikinaakin.


Liisa O'Carroll

Myynti- ja markkinointijohtaja Liisa O'Carroll on kokonaisvastuussa
TyövuoroVelhon myynnin ja asiakaspalvelun toiminnasta. Omimmillaan
Liisa on myynnin kehittämistehtävissä ja asiakastyytyväisyyden hallinnassa.