Ketjut kuntoon!

25.10.2017

Pidämme yleensä hyvää huolta monista kulku- ja työvälineistämme, oli kyseessä sitten auto, moottoripyörä, polkupyörä tai mikä muu tahansa kulkupeli tai työkalu. Öljyt vaihdetaan, ketjut huolletaan, pestään ja puunataan säännöllisesti tai teroitetaan työvälineiden terät. Autoilla on jopa katsastus tietyin väliajoin, jossa ulkopuolisen tarkastajan toimesta annetaan lupa jatkaa kulkuvälineen käyttöä.

Miksi emme samalla periaatteella huoltaisi joskus yrityksen toimintamalleja ja prosesseja, yrityksen omia työvälineitä? Yritysten osalta ei ole luotu minkäänlaista katsastusjärjestelmää, joka vaatisi meitä säännöllisesti käymään läpi, miten eri prosessit toimivat tai tehdäänkö jossain kohti päällekkäistä työtä.

Erilaiset ohjelmistot liittyvät yrityksen toimintatapoihin ja prosesseihin koko ajan enemmän ja enemmän. Myös niiden osalta olisi hyvä miettiä, mitä eri ohjelmistoilla tehdään ja mitä niillä olisi mahdollisuus tehdä. Tuottavatko eri ohjelmistot saman kaltaista tietoa? Ohjelmistoja hankitaan yleensä helpottamaan työtä, mutta vasta kun niiden eri ominaisuudet otetaan kaikilta osin käyttöön, saadaan täysi hyöty ohjelmiston toiminnasta.

Työaikaohjelmiston osalta eri toimintatapojen miettimistä kannattaa tehdä sekä yrityksessä sisäisesti, mutta myös esimerkiksi tilitoimiston kanssa. Yrityksen sisällä kannattaa tehdä selkeä sopimus aikatauluista; mihin mennessä työntekijöiden omat työvuorotoiveet on oltava ohjelmistossa, milloin jokaisen palkanlaskentajakson tiedot on oltava työntekijäkohtaisesti hyväksyttynä jne. Yhteisesti sovittujen aikataulujen avulla jokaisella työntekijällä on sama tieto siitä, missä vaiheessa työaikojen suunnittelu ja toteutuneiden tuntien kirjaaminen hoidetaan, suhteessa palkan maksuun. Toimintatavat eivät voi olla "kiveen hakattuja", vaan jos nähdään tarvetta niiden muuttamiseen, kannattaa se tehdä. Selkeiden aikataulujen sopimisella asiat tulevat hoidetuksi ajallaan, eikä vasta puolen vuoden kuluttua.

Yrityksen ja palkanlaskennan sujuvoittamiseksi tarvitaan usein asioiden yhteensovittamista myös palkanlaskentaa hoitavan tilitoimiston kanssa. TyövuoroVelhosta on mahdollista saada tiedot palkanlaskentaan suoraan siirtotiedostona, jonka palkanlaskija vain käy sovitun aikataulun mukaisesti ohjelmistosta noutamassa. Kun aineisto saadaan jo Velhosta mahdollisimman valmiina, säästetään käsin tehtävää työtä sekä yrityksessä että tilitoimistossa. Sähköisen siirron avulla kustannuksia säästyy ja virheidenkin määrä vähenee.

Se, että tiedot olisi Velhosta mahdollista siirtää sähköisesti palkanlaskentaohjelmistoon, vaatii ohjelmien väliltä tiettyjä vastaavuuksia. Työntekijät tulee olla yksilöitävissä joko henkilönumerolla tai henkilötunnuksella, palkka-aineisto on oltava saatavissa palkanlaskennan ajankohtien mukaan (maksuryhmät), ja palkan yhteydessä maksettavat korvaukset kannattaa tallentaa samoilla nimikkeillä (erikseen ilmoitettavat palkkalajit).

Hyödynnetäänkö Teidän yrityksessänne Velhoa koko rahan edestä?


Katri Rautiainen

Tuoteasiantuntijana Katri Rautiainen on mukana
TyövuoroVelhon tuki- ja koulutustehtävissä sekä ohjelmiston
kehittämisen eri vaiheissa. Erityisesti päivittäinen tehtävien
erilaisuus ja jatkuva uuden oppiminen innostavat häntä työssään.