Paperiton toimisto, historiaa vai tulevaisuutta?

11.9.2017

Ennustukset tulevaisuudesta ovat usein pelottavan tarkkoja, mutta samalla kuitenkin usein yliampuvia. Muutama vuosi takaperin Facebookin uutisvirta täyttyi Back to The Future -elokuvan kuvankaappauksista, joissa Marty oli aikamatkustanut vuoteen 2015. Kuvankaappaukset vitsailivat siitä, miten meidän kuuluisi pukeutua vuonna 2015. Elokuvan henkilöillä on päällä toinen toistaan erikoisempia kromisia vaatteita ja hattuja, joita ei onneksi näy katukuvassa ainakaan toistaiseksi. Lapsena toivoin, että ennustukset lentoautoista toteutuisivat, mutta niin sitä vaan tänäkin aamuna ajettiin renkaat maassa Haagan toimistolle - toimistolle oman työpöydän ääreen, jolla ei ole paperin paperia. Yksi ennustus siis on toteutunut, ainakin osittain. Paperiton toimisto. Paperiton toimisto on saanut jo niin vahvan merkityksen, että Googleen kirjoitettaessa "paperiton toimisto" tarjoaa Google hauksi "paperiton toimisto englanniksi". Voidaan jo puhua termistä tai konseptista. Jo kymmeniä vuosia takaperin ennustettiin, että kopiokonevalmistajat, paperitehtaat ja muut perinteisen median parissa toimivat yritykset kaatuisivat muutaman vuoden sisään. Niin vaan tulostimia ja paperia edelleen toimitetaan lähes kaikkiin toimistoihin ympäri maata.

Paperin vähentäminen tai paperittomuuden tavoittelu vaatii selkeää sitoutumista ja vaivaa; minun on pitänyt puoliväkisin pakottaa itseni luopumaan Post-it -lapuista ja muistiinpanovihkoista. Se ei ole helppoa aina. Käytän paperia edelleen usein, kun teen muistiinpanoja esimerkiksi neukkarissa. Kuitenkin heti kun pääsen omalle työpisteelleni, kirjoitan saman muistiinpanon tietokoneelleni. Nykyisin saa jopa hienoja Post-it -lapun näköisiä lappuja koneen näytölle virtuaalisena!

Aluksi vaiva tuntui välillä ylitsepääsemättömältä. Mieleni teki kirjoittaa ja tuherrella paperille - olinhan sitä tehnyt vuosikymmeniä. Mitä enemmän tietoa sain siirrettyä digitaaliseen muotoon, sitä helpommalta ajatus paperittomuudesta tuntui. Minulta on hävinnyt yhden kerran työkalenteri, paperinen sellainen. Nyt tilanne lähinnä huvittaa, vaikka silloin se tuntui maailmanlopulta. Nyt minulla on synkronoitu kalenteri tietokoneella ja puhelimessa. Jos puhelimeni häviää tai hajoaa, saan samat kalenterimerkinnät uuden puhelimen näytölle muutamassa minuutissa. Samalla vaivalla uudesta laitteesta löytyvät yhteystiedot, valokuvat, WhatsApp-viestit ja kaikki muu tarpeellinen tieto. Kaiken lisäksi kalenterini on synkronoitu pilvipalveluun; palvelinrikko tai pilalle mennyt päivitys ei hävitä tietojani bittiavaruuteen.

Paperille on toki paikkansa, mutta ainakin minulla näitä paikkoja on yhä vähemmän vuosi vuodelta. Eniten papereita näkee yleensä yritysten hallinto-osastoilla: talousjohtajien, controllereiden ja palkanlaskijoiden pöydät pullistelevat usein papereita. Tämä ei toki koske kaikkia henkilöitä, ja yhä useampi yritys vähentääkin aktiivisesti paperinpyörityksen määrää arjen rutiineissa. Palkanlaskijan työ nähdään valitettavan usein pakollisena pahana, ja palkanlaskennan prosesseja ei tämän takia ole välttämättä viilattu loppuun saakka. Palkanlaskija on se, kenelle voi lähettää kirjekuoressa öljyisen tuntikortin, josta ei erota onko tiistaina työaika loppunut kello 16:00 vai 19:00. Kuitenkin, jos palkka maksetaan kello 16:00 saakka, on se palkanlaskijan vika. Tietokoneet voivat poistaa käsialan vaihtelusta johtuvat väärinkäsitykset kokonaan. Uskoisin että lääkäreiden käsiala on ollut inspiraationa tekstinkäsittelyohjelman kehittäjillä. Näppäimistöllä painettu S-kirjain näyttää samalta, painoipa nappia sitten Sauli Niinistö tai Vantaalainen Pertti öljyisellä sormella auton korjauksen lomassa.

Tiedonsiirto on nopeutunut myös äärimmilleen viimeisten vuosikymmenien aikana. Sähkö kulkee perille huomattavasti nopeammin kuin kirje. Räntä- eikä lumisade eivät hidasta sen kulkua - tai no, joskus hidastavat. Pääsääntöisesti se löytää kuitenkin nopeammin perille kuin postinkantaja; tuntilaput kulkevat palkanlaskijalle työajanseurantajärjestelmässä millisekunteina, kun paperisena voi matkaan mennä useita päiviä. Kun paperinen lappu löytää tiensä perille tilitoimistoon, alkaa palkanlaskennan salapoliisityö. Onko Pentti ollut tiistaina töissä neljään, vai kuuteen? Onko ylityötunteja kaksi vai neljä? Uskokaa tai älkää, tämä on arkipäivää monessa varsinkin pienessä yrityksessä. Onneksi nykyisin paperittomuuteen pyrkivänä aikakautena kaikkeen löytyy ratkaisu: markkinoilta löytyy edullisia, helppokäyttöisiä ja tehokkaita työajanseurantaratkaisuja. Parhaista näistä löytyy myös liittymät palkanlaskentaohjelmiin. Lääkärin sekä tarjoilijan syöttämä 16:00 kellonaika näkyy palkanlaskentaan samanlaisena käsialasta riippumatta, ja tieto siirtyy palkkaohjelmaan sähkön ansiosta millisekunneissa.

Kuten aikaisemmin mainitsin, papereilla on vielä paikkansa. Minusta se ei kuitenkaan ole paikka mikä liittyy yrityksen palkanmaksuvarmuuteen, ja vaikuttaa näin ollen suoraan työntekijöiden tyytyväisyyteen. TyövuoroVelhon työajanseuranta- ja työvuorosuunnitteluratkaisuja saa testata ennen käyttöönottopäätöstä maksutta ja sitoumuksetta. Testimahdollisuus annetaan toki myös yrityksille, jotka ovat jo harpanneet nykyaikaan ja hoitaneet työajanseurannan sekä raportoinnin palkanlaskentaan toisella järjestelmällä tai menetelmällä!


Lauri Nevalainen

Etelä-Suomen aluejohtaja Lauri Nevalainen toimii Helsingin toimiston vetovastuussa. Esimiestehtävät, prosessien kehittäminen sekä loistavan asiakaskokemuksen tarjoaminen motivoivat Lauria päivittäisen työn tekemisessä.