Näin nopeutat tietokoneen käyttöä

24.10.2018

CTRL-ALT-DEL, monille tuttu näppäinyhdistelmä. Yhdistelmän "monimutkaisuuden" selittää loogisesti se, että yhdistelmä on alun perin amerikkalaisen koodarin David Bradleyn kehittämä konsepti. Alun perin tällä yhdistelmällä haluttiin nopeuttaa tietokoneen uudelleenkäynnistystä, jota joutui varsinkin käyttöjärjestelmän kehitysvaiheessa tekemään todella usein. Sanotaankin, että kannattaa valjastaa laiskin työntekijä yrityksen eniten aikaa vieviin tehtäviin, hän keksii varmasti keinon tehdä ne vähemmällä vaivalla.

Minua on kiehtonut lapsesta asti prosessien kehittäminen, ja missään muualla niitä ei pääse viilaamaan niin paljon kuin työelämässä. Jos mietitään prosesseja työkalujen kautta, huomataan että usein työpäivän aikana ylivoimaisesti eniten käytetään aikaa tietokoneella. Nopeasti hoksaa, että yleensä helpointa on tehostaa prosesseja, jotka vievät eniten aikaa, varsinkin jos on laiska niin kuin minä. Kaikki manuaalista työtä vaativat tehtävät tietokoneella kannattaa tehostaa mahdollisimman pitkälle, niin että klikkauksien ja näppäimen painalluksien määrä on mahdollisimman pieni. Jos jokaisessa "tehtävässä" säästää yhden klikkauksen, merkitsee se vuositasolla jo tuhansia klikkauksia. Säästää aikaa, sekä klikkailijaa. Pettymyksekseni klikinsäästäjä-ryhmä Facebookissa ei tarjonnut vinkkejä tähän aiheeseen.

TOP-ajansäästövinkit perinteiseen työkäyttöön

Pakko myöntää, itsekin teen välillä "turhaa" työtä tietokoneella, muun muassa kirjoitan samoja tekstejä yhä uudestaan. Pyrin kuitenkin vuosi vuodelta tehostamaan koneen käyttöä ja järkevöittämään klikkailujen määrää. Jos minulle tulee käyttöön uusi työkalu tai ohjelmisto, selvitänkin usein mitä tietoja voin tallentaa oletukseksi, miten kopiointitoiminnot toimivat jne. Nykyisin käyttöliittymien kehitykseen käytetään paljon aikaa, ja käyttäjää nopeuttavia toimintoja upotetaan ohjelmistoihin yhä useammin. Eniten ajansäästöä mielestäni perinteisessä työkäytössä tarjoavat:
  • Windowsin tehtäväpalkki, eli alalaidasta löytyvä palkki johon saa liitettyä haluamansa ohjelmistojen käynnistyskuvakkeet.
  • Windowsin haku-kenttä, esim. tietyn tiedoston/kansion etsimiseen. Ainakin Windows 10:ssä haku on jo todella näppärä työkalu.
  • Oma järjestelmällinen toiminta; työpöydälle ei jätetä ylimääräisiä kuvakkeita, mietitään kansiorakenteet, tiedostojen nimeämiset jne.
  • Windowsin näppäinyhdistelmät, henkilökohtaiset suosikkini:
    1. ctrl+c ja ctrl+v - kopiointi ja liittäminen
    2. Windows-nappi+m - pienentää kaikki ikkunat ja tuo työpöydän näkyviin
    3. ctrl+s - tallentaminen, esim. tätä Word-dokumenttia muokatessa
    4. alt+tab - vaihtaa eri ikkunan välillä, esim. jos tarvitsee kopioida paljon tietoja ikkunasta toiseen
Näppäinyhdistelmiä on satoja, jollei tuhansia, ja vaikka ison osan niistä oppii jossain vaiheessa tietokoneiden kanssa pelatessa, niistä jää kuitenkin käyttöön vain pieni osa. Harvoin käytettävät toiminnot eivät jää mieleen ja tulevat tehdyksi hiirellä.

Kerroinkin jo omasta laiskuudestani, se ilmenee parhaiten siinä, etten ole jaksanut opetella kymmensormijärjestelmää. Osaan kyllä kirjoittaa katsomatta näppäimistöä, mutta se on kotikutoista 2-5-sormijärjestelmää. No, sallittakoon minunkin, prosessientehostuksesta paasaajan tekevän jotakin epätehokkaasti.

Seuraavan kerran, kun saat uuden järjestelmän käyttöön, vilkaise hyvinkin varhaisessa vaiheessa ohjeista, voisiko käyttöä tehostaa esim. kopioimalla tietoja, tai tallentamalla oletuksia järjestelmän muistiin. Esimerkiksi TyövuoroVelhossa voi kopioida yksittäisiä vuoroja, kokonaisia viikkoja tai työvuorolistoja ctrl-nappi pohjassa, sekä tallentaa toistuvia vuoroja oletukseksi henkilön tietoihin tai työvuorolistan oletuspohjaksi. Uskon että näitä työkaluja hyödyntämällä saat tehostettua listan tekoa entisestään. Tarkempia tietoja löydät TyövuoroVelhon ohjeista.


Lauri Nevalainen

Etelä-Suomen aluejohtaja Lauri Nevalainen toimii Espoon toimiston vetovastuussa. Esimiestehtävät, prosessien kehittäminen sekä loistavan asiakaskokemuksen tarjoaminen motivoivat Lauria päivittäisen työn tekemisessä.