Laajentuneen yritystoiminnan työvuorosuunnitteluun selkeyttä ja nopeutta TyövuoroVelhon avulla

Mummon Turva Oy on Ylä-Karjalassa, Pohjois-Savossa ja Joensuun seudulla toimiva, sosiaali- ja terveysalan palveluja vanhuksille tarjoava perheyritys. Etenkin yöaika on monille vanhuksille ongelmallinen turvattomuuden tunteen tai sairauden vuoksi. Yöpartiopalveluillaan Mummon Turva torjuu vanhusten yksinäisyyden tunnetta ja antaa heille lisäturvaa, antaen myös vanhusten omaisille mielenrauhan. Yritys työllistää vakituisesti 49 henkilöä, ja lisäksi noin kymmenen tuntityöntekijää.

– Ennen TyövuoroVelhon käyttöönottoa teimme työvuorot omalla Excel-pohjaisella järjestelmällä. Toimintamme laajentuessa aloimme kaivata työvuorosuunnitteluumme lisää nopeutta ja käytettävyyttä, yrittäjä Jorma Hartikainen kertoo.

– Tutustuimme moniin eri ohjelmavaihtoehtoihin. Yritystuttavamme, joka jo käytti TyövuoroVelhoa, suositteli ohjelmaa meille. Tutustuttuamme TyövuoroVelhoon huomasimme sen vastaavan hyvin myös meidän yrityksemme tarpeita. Saimme opastusta TyövuoroVelhon henkilökunnalta, ja keskustelimme heidän kanssaan, mitkä ohjelman ominaisuuksista olivat meille tärkeitä. TyövuoroVelhon sisäänvienti onnistui mainiosti, ja ohjelma oli erittäin helppo ottaa käyttöön, Hartikainen kuvaa TyövuoroVelhon käyttöönottoa.

Sähköinen prosessi vähentää turhien papereiden määrää

Mummon Turva otti TyövuoroVelhon käyttöön syksyllä 2006. Hartikainen kokee yrityksen työvuorosuunnittelun parantuneen TyövuoroVelhon käyttöönoton myötä. Isossa yrityksessä myös tarpeettomien tulosteiden määrä on vähentynyt huomattavasti.
– Paperimäärä on selkeästi vähentynyt. Enää emme joudu tulostamaan jokaiselle työntekijälle omia työvuorolistoja, vaan työntekijät voivat käydä katsomassa vuoronsa ohjelmasta omilla tunnuksillaan.

Hän kiittelee myös työvuorosuunnittelun ja raportoinnin sähköisyyttä.
– TyövuoroVelhon myötä koko prosessi työvuorosuunnittelusta palkanlaskentaan hoituu sähköisesti. Palkanlaskija hakee palkanlaskentaan tarvittavat tiedot suoraan TyövuoroVelhosta omilla tunnuksillaan.

Hartikainen kertoo Mummon Turvan käyttävän ohjelman etusivua myös yrityksen sisäisessä viestinnässä.
– Käytämme TyövuoroVelhon etusivua sisäisenä ilmoitustauluna. Työntekijämme saavat sitä kautta omilla tunnuksillaan tietoa yrityksemme ajankohtaisista asioista.

Oletuspohjien avulla nopeutta työvuorojen suunnitteluun

Jos työvuorot pysyvät yrityksessä samoina tai kiertävät säännöllisesti, niitä ei tarvitse suunnitella aina alusta asti uudelleen. TyövuoroVelhoon voi tallentaa erilaisia oletuspohjia, joita hyödyntämällä hyvin tehtyä suunnitelmaa voi halutessaan toistaa jaksosta toiseen.
– TyövuoroVelhon ansiosta työvuorosuunnittelumme on nopeutunut huomattavasti. Oletuspohjia hyödyntämällä suunnitteluun kuluu selkeästi vähemmän aikaa kuin ennen. Meillä on 17 toimipistettä yhdeksällä paikkakunnalla, ja jokaisella oma oletuspohja, Hartikainen kuvailee.

Hän kehuu myös ohjelmiston selainpohjaisuutta.
– Nettipohjaisuuden ansiosta tiedot pysyvät tallessa vaikka kone hajoaisi. Lisäksi ohjelmaan pääsee mistä tahansa missä vain on internet-yhteys – vaikka kesämökiltä.

Hartikainen on erittäin tyytyväinen TyövuoroVelhoon ja kokee ohjelman toimineen odotusten mukaisesti.
– Suosittelisin TyövuoroVelhoa erityisesti hoiva- ja palvelualoille. Erittäin hyvä systeemi, Hartikainen tiivistää mielipiteensä.