TyövuoroVelhosta kokonaisvaltaista helppoutta työvuorosuunnitteluun

Iisalmen seurakunta on vireä ja aktiivinen, Ylä-Savossa sijaitseva seurakunta. Toimintamuotoja ovat yleisen seurakuntatyön lisäksi aikuistyö, diakoniatyö, lähetystyö, lapsityö, nuorisotyö, musiikkityö, tiekirkkotoiminta, rippikoulu ja kansainvälinen diakonia.

Kokonaisuudessaan Iisalmen seurakunta työllistää yli 50 työntekijää, joista hautausmaatyöntekijöiden, kiinteistötyöntekijöiden, siivoojien ja suntioiden työvuorot suunnitellaan TyövuoroVelholla. Aiemmin heidän työvuoronsa suunniteltiin manuaalisesti, työvuorotaulukoita paperille tekemällä.
– Työvuorojen kirjaaminen ja tietojen tarkistaminen oli vaikeaa käsin täytetyiltä työvuorolistoilta, ja kokonaisuudessaan työvuorojen hallinta oli aikaa vievää. Myös papereiden kopiointi ja palauttaminen taloustoimistoon teetti ylimääräistä työtä, talousjohtaja Katariina Bergbacka muistelee.

Seurakuntamestari Aino Ruotanen muistelee Iisalmen seurakunnan tutustumista TyövuoroVelhoon.
– TyövuoroVelhosta otettiin meihin yhteyttä, ja esiteltiin ohjelmistoa. Olin aiemmin kuullut TyövuoroVelhosta myös Lieksan seurakunnan kautta, hän kertoo työvuorosuunnitteluohjelmistoon tutustumisesta.
– Päätös TyövuoroVelhon käyttöönotosta tehtiin seurakunnassamme työporukan yhteisellä päätöksellä, johon kaikki pääsivät vaikuttamaan, Ruotanen kertoo.

Iisalmen seurakunnassa on käytetty TyövuoroVelhoa huhtikuusta 2007 alkaen. Bergbacka kiittelee käyttöönoton helppoutta.
– Selainpohjaisuuden ansiosta TyövuoroVelhoon ei liity minkäänlaisia asennuksia, joten ohjelma oli helppo ottaa käyttöön. Hinta on myös kohtuullinen, ja pienellekin seurakunnalle järkevä investointi, hän kommentoi ohjelman käyttökustannuksia.

Työntekijät kirjaavat itse toteutuneet työajat

Työntekijät voivat omilla tunnuksillaan kirjata itse toteutuneet työvuoronsa ohjelmaan.
– Meillä työntekijät merkitsevät itse toteutuneet työaikansa TyövuoroVelhoon. Osa työntekijöistä merkitsee tuntejaan myös kotoa käsin netin kautta, Ruotanen viittaa ohjelmiston selainpohjaisuuteen.
– On myös kätevää, että työvuoromerkintöihin voi liittää tietoja. Jos työntekijä on esimerkiksi tullut normaalia aikaisemmin töihin tai ollut pidempään, hän voi merkitä syyn suoraan ohjelmaan. Tämä helpottaa tarkistusta ja auttaa muistamaan poikkeukset jälkeenpäin. Jokaisesta muutoksesta ei tarvitse erikseen kysellä, kun voimme katsoa syyt suoraan työvuoroihin syötetyistä viesteistä, Ruotanen sanoo.

Hän kertoo seurakunnan työvuoroihin kuuluvan päivätyön lisäksi paikoin myös ilta- ja viikonlopputöitä.
– Osa työntekijöistämme tekee jaksotyötä. Työviikko on jaettu eri mittaisiin päiviin, ja työaika yleensä lyhenee loppuviikkoa kohti. Jaksotyön suunnittelu on jonkin verran hankalampaa, Ruotanen kuvaa alakohtaisia haasteita.

Selainpohjaisuudesta lisäetua asiakastukitilanteissa

Ruotanen kehuu TyövuoroVelhon asiakaspalvelua toimivaksi, ja pitää selainpohjaisuutta etuna myös asiakastukitilanteissa.
– Asiakastuki on TyövuoroVelhossa erittäin toimivaa. He pystyvät näkemään työvuorosuunnitelmamme tarvittaessa netin kautta, ja siten neuvomaan ja auttamaan konkreettisesti.

Työajanhallinta on selkeytynyt TyövuoroVelhon avulla

Bergbackan mukaan TyövuoroVelho on vastannut Iisalmen seurakunnan työvuorosuunnittelun haasteisiin erinomaisesti.
– Ohjelma on helpottanut huomattavasti kiinteistö- ja hautausmaahenkilökunnan työvuorolistojen suunnittelua ja työajan seurantaa. Koko työvuorosuunnitteluprosessi on järkevöitynyt, hän summaa.
– Suosittelisin TyövuoroVelhoa erityisesti seurakuntiin, joissa on useita työntekijöitä, ja joissa työ lomittuu, kuten kiinteistö- ja hautausmaapuolilla. Ohjelma soveltuu erinomaisesti myös leirikeskusten työvuorojen hallintaan.
– TyövuoroVelho soveltuu hyvin seurakuntatyön luonteeseen, johon kuuluu epäsäännöllistä ilta- ja viikonlopputyötä. Tähän tarpeeseen ohjelma on hyvä väline, Bergbacka tiivistää näkemyksensä.

Myös Ruotasen mukaan ohjelmasta on ollut hyötyä seurakunnan työvuorosuunnittelussa.
– Kokonaisuudessaan TyövuoroVelho helpottaa työajan seurantaa ja vaikuttaa myönteisesti työvuorosuunnitteluumme ja työajan hallintaan. Kunhan ohjelman käytön sisäistää, se tuo suunnitteluun kokonaisvaltaista helppoutta.