Oikeat henkilöt oikeassa paikassa oikeaan aikaan

18.05.2018

Yrityksissä on hyvin erilaisia tarpeita työvuoroja suunniteltaessa. Siihen, kuinka monta työntekijää mihinkin tehtävään eri kellonaikoina tarvitaan, vaikuttaa monta asiaa. Joskus voi olla myös lakisääteisiä määrityksiä siitä, kuinka monta työntekijää työvuorossa on oltava.

Vuorotyön suunnittelun haasteita

Esimiehen vastuulla on, että työntekijöitä kohdellaan tasapuolisesti eikä kenellekään tule liikaa tai liian vähän kuormitusta. Erilaiset vuorot tulee jakaa jokaisen työntekijän toiveita, mutta vielä tärkeämpää, jaksamista kunnioittaen. Myös viikonloppuvapaiden tasainen jakautuminen eri työntekijöille on tärkeää. Työntekijät ovat yrityksen tärkein voimavara ja niinpä onkin hyvä pitää huolta työntekijöiden jaksamisesta. Reiluus, tasapuolisuus ja läpinäkyvyys ovat helppoja keinoja tämän tueksi.

Työntekijöiden epätasa-arvoinen kohtelu vuorosuunnittelussa saattaa johtaa kasvavaan tyytymättömyyteen ja pahimmissa tapauksissa jopa sairauspoissaolojen lisääntymisiin tai irtisanoutumisiin. Esimiehet eivät välttämättä itse tiedosta ongelmaa johtuen usein siitä, että työvuorosuunnittelussa käytetty työkalu ei anna esimiehille tarvittavaa tukea henkilöstön ja työn tehokkaaseen organisointiin. Työntekijätkään eivät aina uskalla, tai halua, asiasta sanoa, mikä lisää käytössä olevan työkalun merkitystä entisestään.

Eri tehtävien ja työpisteiden resursointi

Esimiesten tulee huolehtia siitä, että työntekijöitä on tarpeeksi ja että heillä on tasapuolisesti vuoroja, sekä siitä, että tietyillä vuoroilla on riittävästi, mutta ei liikaa, työntekijöitä. Saattaa myös olla, että jotakin projektia varten täytyy joillekin päiville varata henkilöresursseja. Omat haasteensa suunnitteluun tuo myös se, jos yrityksellä on useita työpisteitä tai kustannuspaikkoja. Mahdollisesti vuoroissa tarvitaan myös eri tehtävissä työskenteleviä henkilöitä tietyn verran, mikä sekoittaa pakkaa entisestään.

Ohjelmisto resursoinnin tukena

Tehokkaan henkilöstö- ja tehtäväresursoinnin tueksi on monesti hyvä hankkia sitä varten suunniteltu ohjelmisto, jonka tarkoitus on olla käyttäjän tukena, jotta käyttäjän ei tarvitsisi pitää koko pakettia koossa täysin itse. Ohjelmisto auttaa ja ohjaa, tehden esimiehen työn selkeämmäksi ja helpommaksi. Työnjaon tasapuolisuuden toteutumista voi tarkkailla helposti saatavilla olevista tilastoista ja raporteista. TyövuoroVelhossa riittävän vuorokohtaisen työntekijämäärän seurantaa helpottaa vahvuuslaskurit, joita voi ohjelmaan tehdä oman tarpeen mukaan. Ohjelmiston avulla esimiesten on helppo seurata työntekijöiden saldo-, eli plus- ja miinustunteja, sekä antaa näitä vapaana pois pidettäväksi tai maksaa lisä- ja ylitöinä. Ohjelmisto lisää läpinäkyvyyttä mahdollisten työntekijöille annettavien työntekijätunnusten avulla, joilla työntekijät voivat itse tarkastella heidän vuorojaan sekä muita tietoja. TyövuoroVelhossa työntekijätunnukset kuuluvat peruspalvelun piiriin ja ne saa luotua pääkäyttäjänä muutamassa minuutissa.

Ohjelmistokaan ei esimiehen puolesta voi tehdä kaikkea. Tärkeää on myös jatkuva, molempiin suuntiin toimiva vuoropuhelu esimiesten ja työntekijöiden välillä. Vaikka ohjelmiston puolesta olisi kaikki tehty mallikkaasti, voi työntekijä kokea silti liikaa kuormitusta tai tulevansa kohdelluksi epätasa-arvoisesti. Monesti kuitenkin työvuorojen sekä työtehtävien tehokas organisointi on tehokas keino työtyytyväisyyden ja työssä jaksamisen lisäämiseksi.


Katri Rautiainen

Tuoteasiantuntijana Katri Rautiainen on mukana
TyövuoroVelhon tuki- ja koulutustehtävissä sekä ohjelmiston
kehittämisen eri vaiheissa. Erityisesti päivittäinen tehtävien
erilaisuus ja jatkuva uuden oppiminen innostavat häntä työssään.