Kuusi vinkkiä onnistuneeseen vuosilomasuunnitteluun

16.04.2018

Vuosilomien suunnittelu on tasapainoilua yrityksen ja työntekijöiden tarpeiden välillä: yrityksen toiminnan keskeytymättömyys täytyy varmistaa, ja samalla täytyy mahdollistaa myös oikeus lakisääteisiin vuosilomiin. Onnistunut lomasuunnittelu vaikuttaa positiivisesti ilmapiiriin ja lisää työmotivaatiota, kun taas epäonnistuneella lomasuunnittelulla on päinvastainen vaikutus.

Ideaalitilanne tietysti olisi, että jokainen saisi lomailla silloin kun haluaisi. Tämä on kuitenkin vain harvoin - melkeinpä ei koskaan - mahdollista, koska lomasuunnitteluun pätee samat lainalaisuudet kuin työvuorosuunnitteluunkin: on otettava huomioon yrityksen toiminta, miehitystarve ja työehtosopimukselliset asiat, mainitakseni muutamia.

Kevät on tyypillisesti aikaa, jolloin esimiehet painivat näiden, välillä ristiriitaistenkin, vaatimusten keskellä. Vuositasolla pienehköltä vaikuttava asia, kesäloma, saa monesti kohtuuttomankin suuret mittasuhteet ja aiheuttaa päänvaivaa niin toiminnallisella kuin henkilökohtaisellakin tasolla. On kuitenkin olemassa muutama perusasia, joita noudattamalla lomasuunnittelustakin selvitään kunnialla.

1. Noudata vuosilomalakia

Vuosilomalain mukaan työntekijöille kertyy vuosilomaa, riippuen muun muassa työsuhteen kestosta. Laissa on myös määräyksiä vuosiloman sijoittamisesta, yhtäjaksoisuudesta, työntekijän kuulemisesta ja muista huomioitavista seikoista. Nämä ovat itsestäänselvyyksiä, mutta tärkeitä sellaisia, koska näistä ei voida tinkiä.

2. Varmista operatiivisten toimintojen keskeytymättömyys

Kuten työvuorosuunnittelun, myös lomasuunnittelun täytyy lähteä ensisijaisesti yrityksen tarpeista. Yrityksen toiminnan luonne vaikuttaa miehitystarpeeseen ja siihen, milloin lomia ylipäänsä voidaan pitää. Lomista huolimatta, yrityksen toiminnan jatkuminen lomien yli täytyy olla varmistettu. Tähän haastetta tuo, mikäli työntekijät näkevät asian ainoastaan omien tarpeidensa kautta ja toiveet saattavat olla ristiriidassa yrityksen tarpeiden kanssa. Esimiehen täytyy kuitenkin muistaa, että yrityksen onnistunut toiminta on se kulmakivi, jonka ansiosta työpaikkoja ylipäänsä on, ja jonka ansiosta lomiakin syntyy.

3. Huomioi työntekijöiden tarpeet

Työntekijöiden tarpeiden huomioiminen on henkilökohtaisella tasolla erittäin tärkeää, mutta toisaalta myös erittäin vaikeaa: mikäli kaikkien toiveet ovat identtiset, niitä on mahdotonta toteuttaa. Mikäli toiveet osuvat päällekkäin, on syytä pyytää jokaista esittämään ensisijainen ydintoive viikon tai parin osalta, ja muu loma pyritään sommittelemaan sen ympärille. Kannattaa ottaa työntekijä prosessiin mukaan niin pitkälti kuin mahdollista: vaikka lomatoive ei toteutuisikaan sellaisenaan, on tärkeää, että työntekijä tietää miksi näin kävi, ja saa esittää vaihtoehtoisia toiveita. Jokaisessa meissä elää tarve tulla kuulluksi, ja sen toteuttaminen osoittaa myös arvostusta toista ihmistä kohtaan. TyövuoroVelhoa käytettäessä, on mahdollista antaa työntekijöille oikeudet jättää toiveita siten, että he näkevät myös muiden jättämät lomatoiveet. Tämä yleensä ohjaa lomatoiveita luontaisesti eri ajankohdille, sillä työntekijät tietävät, että kaikkien toivoessa samaa ajankohtaa, se on mahdoton toive toteuttaa.

4. Ole tasapuolinen

Mikäli lomien järjestely on ongelmallista vuodesta toiseen ja toiveet eivät osu yksiin, on syytä hyödyntää tilastoja menneiltä vuosilta. Kun vuosilomat on kirjattu TyövuoroVelhoon, edellisvuosien tietojen haku käy käden käänteessä. Se, joka edellisenä vuonna sai toiveensa parhaiten läpi, voi olla joustovuorossa seuraavana vuonna. Mikäli kaikilla on toistuvasti sama lomatoive - esimerkiksi heinäkuu - voidaan myös järjestää kiertävät lomat, jolloin lomatoive toteutuu kaikilla säännöllisin väliajoin. Monesti tyytyväisyyttä edistää parhaiten kuitenkin se, että kaikkien osalta toteutetaan edes osa toiveesta, ja toisaalta jokainen joutuu hieman joustamaan.

5. Tiedosta tunteiden rooli

Tämä on jopa tärkein yksittäinen asia, joka esimiehen tulisi vuosilomasuunnittelussa muistaa. Kun työntekijä on tehnyt hyvää työtä läpi vuoden, hän on välillä tiukoissakin tilanteissa kiireen keskellä jaksanut ehkä juuri sen takia, että hän tietää kesäloman koittavan. Hän on väsyneenä nähnyt loman tulevaisuudessa voimaa antavana kiintopisteenä. Ja kun lomatoive ei toteudu, se on kuin matto vedettäisiin jalkojen alta. Kesäloma menee vahvasti tunteisiin, koska se on henkilökohtaista. Lomalla saa olla vain henkilökohtaista elämäänsä varten, ja se tekee siitä niin ainutlaatuista.

6. Muista, että kaikkia ei voi miellyttää - vaikka kuinka haluaisi

Vuosilomien suunnittelu on yksi esimiehen epäkiitollisimmista tehtävistä. Kuten tässäkin kirjoituksessa, sitä koskevat vinkit ovat tietyllä tavalla ristiriidassa keskenään: se on erilaisten odotusten, tarpeiden ja määräysten ristituli, jonka liekeissä esimiehen täytyy luovia. Teki hän mitä tahansa, hän ei koskaan saa siitä pelkkää kiitosta. Siksi on tärkeää muistaa, että kaikkia toiveita ei voi toteuttaa ja kaikkia ei voi miellyttää. Hyvä esimies pyrkii kuitenkin miellyttämään kaikkia samassa mittasuhteessa.


Liisa O'Carroll

Myynti- ja markkinointijohtaja Liisa O'Carroll on kokonaisvastuussa
TyövuoroVelhon myynnin ja asiakaspalvelun toiminnasta. Omimmillaan
Liisa on myynnin kehittämistehtävissä ja asiakastyytyväisyyden hallinnassa.