Tehokkaat sähköiset prosessit nopeuttavat päivittäistä elämäämme ja työtämme. Rutiinitehtävät ja manuaaliset turhat työvaiheet voidaan jättää pois, jolloin aikaa jää olennaisempaan ja tuottavampaan tekemiseen. Tässä blogissa listaamme, miten työaikasuunnittelussa voidaan säästää aikaa koko prosessissa aina työntekijöiden työvuorotoiveista palkanlaskentaan saakka.
1. Työvuorotoiveet sähköisesti suoraan järjestelmään
Tilanne on tuttu monelle työvuoroja suunnittelevalle: työntekijät lähettävät työvuorotoiveensa lapulla, sähköpostilla, tekstiviestillä, WhatsAppilla jne. Hajallaan olevat toiveet työllistävät, sillä ne joudutaan keräämään ensin yhteen ja sitten vasta päästään varsinaisten työvuorolistojen kimppuun ja työaikasuunnittelu voi alkaa.
TyövuoroVelhossa työntekijöiden on mahdollista lähettää omat vuorotoiveensa suoraan järjestelmän kautta, jolloin ne löytyvät valmiiksi koottuna ohjelmasta, kun työaikasuunnittelun aika koittaa. Lisäksi TyövuoroVelhoa voidaan käyttää myös mobiililaitteella, jolloin työntekijöiden on helppo tehdä vuorotoiveensa esimerkiksi kotoa käsin, ja ne näkyvät työvuorosuunnittelijalle saman tien ohjelmassa.
Lisäksi työntekijä näkee julkaistut työvuorot suoraan mobiililla tai suunnittelija voi lähettää ne suoraan järjestelmästä muutamalla klikkauksella työntekijän sähköpostiin.
2. Työajanseuranta samassa järjestelmässä työaikasuunnittelun kanssa
Työajanseuranta on lakisääteinen velvoite ja sen voi hoitaa monella tavalla. Jotkut hoitavat sen esimerkiksi Excel-taulukoiden tai erillisen työajankirjausohjelman avulla, jolloin tulee tehtyä tuplatyötä työvuorosuunnittelun kanssa. Työvuorovelhon kellokortilla työntekijät voivat leimata työaikansa reaaliaikaisesti, jolloin ohjelmistosta nähdään suunniteltujen työvuorojen lisäksi työajankirjaus sekä toteuma.
3. Vuosilomasuunnitelma samassa järjestelmässä
Suunnitellaanko teillä vielä vuosilomat paperiseen lomalistaan työpaikan seinällä tai kirjataanko ne erilliseen Excel-taulukkoon? Lomien suunnittelu kannattaa niin ikään hoitaa samalla järjestelmällä kuin työaikasuunnittelu, koska silloin välttyy paperin pyörittämiseltä ja ylimääräiseltä työltä. Etukäteen suunnitellut lomat ja muut poissaolot näkyvät tällöin myös valmiiksi työvuorosuunnitelmassa.
4. Saldotuntien seuranta
Saldotunteja ei tarvitse enää kirjoittaa ylös erikseen, vaan TyövuoroVelhon Tase-toiminto pitää huolen yli tai alle tavoitteen tehdyistä tunneista. Tasoitusvapaa-merkinnällä työntekijä voi selkeästi kirjata pitämänsä saldovapaan.
5. Palkkatapahtumat suoraan järjestelmästä palkanlaskijalle
Kun käytössäsi on TyövuoroVelho, sinun ei tarvitse lähettää palkkatapahtumia erikseen palkanlaskentaan, vaan palkanlaskija saa ne suoraan TyövuoroVelhosta. Palkanlaskijan työpöydän avulla palkanlaskija saa kaiken tarvittavan tiedon kätevästi yhtenäisessä muodossa, jolloin aikaa säästyy molemmissa päissä. Tehokas työaikasuunnittelutyökalu toimii siis myös palkanlaskennan tukena. TyövuoroVelho sopii yhteen useamman eri palkkajärjestelmän kanssa eikä erillisiä integraatioita tarvita. Katso lista tämän sivun lopusta!