Työajanseuranta - Uhka vai mahdollisuus?

Sana työajanseuranta herättää usein voimakkaita tunteita. Kun työajanseuranta otetaan ensi kertaa puheeksi työpaikalla, vastaanotto ei aina ole myönteinen. Etenkin paikoissa, joissa työaikaa ei ole aiemmin seurattu, ajatus systemaattisen työajanseurannan aloittamisesta herättää työntekijöissä monesti ihmetystä ja epäilyksiä. Saatetaan miettiä, miksi seuranta halutaan yhtäkkiä aloittaa, mihin sillä pyritään, ja onko kyse epäluottamuksesta. Nämä ovat varsin tyypillisiä huolenaiheita, ja aiheuttavat työntekijöissä usein vastarintaa.

Vastarinta on kuitenkin tyypillistä, jopa odotettavaa, minkä tahansa uuden asian äärellä. Ihmisluontoon tietyllä tapaa jopa kuuluu uusien ja tuntemattomien asioiden vastustaminen. Muutosvastarinta johtuu yleensä tietämättömyydestä ja sen aiheuttamasta pelosta, ja siksi onkin ensiarvoisen tärkeää, että työajanseurannan käyttöönottoa suunniteltaessa, esimiehet käyvät avointa keskustelua työntekijöiden kanssa, ja jakavat näkemyksiä, mahdollisia huolenaiheita ja myös koituvia hyötyjä.

Työajanseurantaratkaisun myynnissä olemme aitiopaikalla näkemässä ja kuulemassa, miten työajanseuranta yrityksissä hoidetaan, ja mitä asioita organisaatioissa tyypillisesti mietitään näiden muutosten äärellä. Tässä kolme yleistä huolenaihetta, jotka usein nousevat keskusteluun, kun työajanseurantaa lähdetään jalkauttamaan käyttöön työpaikalla.

1. Epäilys epäluottamuksesta

Pahimmillaan työntekijän näkökulmasta saattaa vaikuttaa siltä, että työajanseuranta otetaan käyttöön, jotta häntä voidaan ”vahtia”. Tämä oletus johtuu yleensä kommunikaation puutteesta, sillä varsinainen ”vahtiminen” on kuitenkin ensisijainen tarve varsin harvoin. Ja mikäli tarve yksinomaan tämä on, tällöin ongelma ei pohjimmiltaan ole itse työajanseurannassa, vaan yleisessä luottamuksessa. On hyvä muistaa, että laki velvoittaa pitämään työaikakirjanpitoa työntekijöiden tehdyistä työtunneista ja niistä maksettavista korvauksista. Käytännössä siis, noudattaakseen lain asettamia vaatimuksia, työpaikan tulee järjestää työajanseuranta, ja nykyaikana tämä on ehdottomasti kätevintä hoitaa sähköisesti, asiaan suunnitelluilla järjestelmillä.

2. Uuden ohjelmiston oppimisen vaikeus

Mikäli työpaikalla ei ole seurattu työaikaa tai sitä on seurattu esimerkiksi paperisille tuntikorteille kirjaamalla, työntekijää voi mietityttää, kuinka hän oppii uuden järjestelmän käytön, ja tämä osaltaan saattaa lisätä negatiivista asennetta muutosta kohtaan. Nykyaikainen työajanseuranta ei kuitenkaan itsessään tarkoita monimutkaista – päinvastoin. Ja kun sähköisestä työajanseurannasta tulee rutiini, se hoituu kokonaisuudessaan huomattavasti nopeammin kuin paperinen työaikakirjanpito.

3. Muutoksen tarpeettomuus

Jos työajanseurannan hyödyistä ei ole keskusteltu, työntekijän voi olla yksinkertaisesti vaikea motivoitua muutoksesta. Vaikka asia ei herättäisi voimakkaita mielipiteitä, saattaa silti tuntua tarpeettomalta alkaa noudattamaan uusia käytäntöjä, jos kukaan ei ole kertonut, miksi se on tarpeen. Tämänkin takia on ehdottoman tärkeää, että asiasta käydään avointa keskustelua, jotta kaikki tietävät, miksi se on tärkeää.

Niin, miksi työajanseuranta on tärkeää? Työajanseurannalla haetaan yleensä selkeyttä ja läpinäkyvyyttä, sekä toimintojen – kuten projektiseurannan ja/tai palkanlaskentaprosessin – sähköistystä. Paperinen työajanseuranta on väistämättä jäämässä historiaan, ja trendi kohti paperitonta toimistoa koskee siis myös työajanseurantaa.

Työajanseuranta tuo yritykselle useita hyötyjä, jotka voivat olla paikoin eri, riippuen toimialasta ja siitä, mitä työajanseurannalla on lähdetty tavoittelemaan. Tässä kuitenkin neljä tyypillistä etua, jotka pätevät toimialasta riippumatta.

1. Tietojen oikeellisuus

Kun työntekijä kirjaa omat tuntinsa paperiselle tuntikortille, esimiehen tai palkanlaskijan on monesti vaikea tulkita jokaisen käsialaa, ja tässä saattaa syntyä virheitä, jotka pahimmillaan vaikuttavat maksettavaan palkkaan tai kertyviin plus-tunteihin – eli rahanarvoisiin asioihin! Kun tunnit taas leimataan reaaliajassa kellokortilla tai kirjataan sähköiseen tuntikorttiin, merkinnät eivät ole tulkinnanvaraisia, koska käsialaa ei tällöin tarvitse arvailla. Tämä on ehdottomasti myös työntekijän oma etu.

2. Todellisten työtuntien läpinäkyvyys

Jos työaikaa ei seurata ja työajaksi on sovittu esimerkiksi klo 8-16, on varsin tyypillistä, että henkilö ei lähde töistä tasan kello 16, vaan hän saattaa ohimennen hoitaa vielä pari rästihommaa ja poistua paikalta parikymmentä minuuttia myöhemmin. Ja kun työaikaa ei seurata, näitä ”muutamia minuutteja” ei tule kirjattua mihinkään ylös. Tässäkin asiassa, pienistä puroista syntyy suuri joki, ja kun tehdyt työtunnit leimataan, ei jää epäselväksi, minkä verran tunteja kukakin on todellisuudessa tehnyt. Myös tämä on tietysti työntekijänkin edun mukaista, ja auttaa myös esimiehiä hahmottamaan mahdollisia ylikuormitustilanteita, ja siten tarvittaessa puuttumaan työnjakoon aiempaa helpommin.

3. Yksimielisyys paikallaolijoista

Joskus voi tulla myös tilanne, jolloin joudutaan selvittämään, ketkä olivat työpaikalla tiettyyn aikaan. Mikäli työtunnit leimataan reaaliajassa työpaikalla, jälkikäteen on helppo hakea dataa siitä, ketkä olivat paikalla tiettyyn aikaan, eikä tarvitse olla pelkän muistin varassa. Tämäkin on myös työntekijän edun mukaista.

4. Työhistorian raportointi

Voi myös olla, että jossain vaiheessa uraansa työntekijä tarvitsee raportin yritykselle tekemistään työtunneista pidemmältä aikaväliltä. Mikäli työaikaa ei ole systemaattisesti seurattu ja tietoja tallennettu asianmukaisesti, tällaisen raportin tuottaminen on käytännössä mahdotonta. Tässäkin tilanteessa, on työntekijän edun mukaista, että työajanseuranta on asianmukaisesti toteutettu, ja raportti työhistoriasta helposti saatavilla.

Jotta työajanseurannan käyttöönotto työpaikalla onnistuu saumattomasti, on tärkeää käydä asiasta avointa keskustelua. Keskeistä on varmistaa, että muutos ei herätä aiheettomia huolenaiheita, ja kaikki tietävät hyödyt, jotka systemaattisella työajanseurannalla saavutetaan. Kun mahdolliset uhkakuvat käsitellään työyhteisössä avoimesti ja rationaalisesti keskustellen, vahvistetaan luottamusta ja yhteishenkeä. Siitä on hyvä jatkaa kohti sähköisen työajanseurannan tarjoamia mahdollisuuksia.