Moni arkinen tilanne, joka saa hermot kiristymään voitaisiin välttää paremman työvuorosuunnittelun avulla. Emme tule edes ajatelleeksi, mihin kaikkeen työvuorosuunnittelu todella vaikuttaa.
Kaupan kassalla on pitkä jono – eikö täällä ole enempää henkilökuntaa? Lääkärin vastaanotolle pääseminen kestää – mistä saan tarvitsemaani apua? Apteekissa vuoronumeron mukaan on 10 reseptiasiakasta edelläsi ja päiväkodissa hoitaja ei ehdi vaihtaa päivän kuulumisia.
Kun asiat toimivat hyvin, niihin ei tyypillisesti kiinnitetä huomiota samalla tavoin kuin silloin, jos ne toimivat huonosti. Ja kun ne toimivat huonosti, ikävän palautteen saavat herkästi osakseen asiakkaiden parissa toimivat henkilöt, kuten esimerkiksi palvelukodin hoitaja, kaupan kassahenkilö tai ravintolan tarjoilija. Harvoin muistetaan, että ongelma piilee paljon syvemmällä työn organisoinnissa ja työvuorosuunnittelussa. Vaikka työntekijä olisi kuinka nopea ja pätevä, hän pystyy palvelemaan vain tietyn määrän asiakkaita tietyssä ajassa. Jos resursointi ei ole kunnossa, ei asiakaspalvelijalle hitaudesta valittaminen auta.
Mistä sitten tiedetään, kuinka monta henkilöä tulisi olla töissä missäkin?
Tämän ei pitäisi olla ongelma enää nykyaikana. Asiakasmäärät ovat usein hyvin ennustettavissa. Siihen tietoon pohjautuen voidaan laskea miehitystarve, jonka perusteella voidaan suunnitella, kuinka monta henkilöä tulisi olla töissä mihinkin aikaan. Nykyaikaisella työvuorosuunnitteluohjelmalla voidaan vahvuuslaskureiden avulla seurata, että tarvittava määrä henkilökuntaa on suunniteltu joka vuoroon. Ohjelmalla voidaan tarvittaessa tarkastella eri päivien miehitystä jopa tuntitasolla.
Onnistuneella työvuorosuunnittelulla voidaan vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen merkittävästi ja samalla myös parantaa työntekijöiden viihtyvyyttä. Kun asiakkaiden odotusajat ovat kohtuullisia ja palvelu sujuvaa, asiakaskokemus on kaiken kaikkiaan parempi.
Hyvällä työvuorosuunnittelulla on merkittävä vaikutus myös työntekijöiden hyvinvointiin. Kun vuorossa on riittävä miehitys ja kaikkien työtunnit ovat kohtuulliset, työntekijät jaksavat ja viihtyvät työssään paremmin, mikä näkyy myös parempana asiakaspalveluna. Tällä puolestaan on suora vaikutus yrityksen asiakastyytyväisyyteen. Se taas vaikuttaa suoraan yrityksen menestykseen, koska kuten tiedämme, asiakastyytyväisyys on yksi menestyksen tärkeimpiä kulmakiviä millä tahansa toimialalla.
Työvuorosuunnittelu on yrityksen toiminnan kannalta yksi keskeisimpiä asioita, ja siitä ei kannata tinkiä. Kun työvuorosuunnittelun hoitaa kunnolla ja asianmukaisesti, se näkyy positiivisesti joka puolella – vaikka tuloksia ei työvuorosuunnittelun ansioksi aina huomattaisikaan yhdistää.
Lue myös:
Selkeä työvuorosuunnitelma tuo esiin työvuorojen yli- tai alimitoituksen
Työntekijät haluavat vaikuttaa työvuoroihinsa
Oikeat henkilöt oikeassa paikassa oikeaan aikaan