Työntekijä sairastuu, kenet saadaan tekemään iltavuoro? Ensiksi mennään työvuorolistan ääreen, katsotaan ketkä ovat vapailla ja pääsisivät vuoron tekemään, sen jälkeen aloitetaan sijaislistan läpikäyminen. Tuttu tilanne monelle esimiehelle. Valitettavasti tilanne koetaan usein epämiellyttävänä sekä stressaavana johtuen huonoista sijaisprosesseista. Huonosti toimiva sijaisjärjestely lisää sijaisia hankkivalle esimiehelle kuormaa ja stressiä, sekä vakituiset työntekijät kuormittuvat venymisen ja tuplavuorojen takia. Tämä stressi näkyy varmasti myös sijaisille niitä hankittaessa, joka taasen vaikeuttaa tilannetta entisestään.
Millä saadaan pitkässä juoksussa helpotettua sijaisten hankkimista?
Aluksi kannattaa käydä kriittisesti läpi omalle organisaatiolle sopivat ja käytössä olevat sijaiskanavat. Yhtenä vaihtoehtona on esimerkiksi lukuisat sijaispalvelut, joilla on usein sijaisvälityssopimukset satojen tai jopa tuhansien työntekijöiden kanssa. Myös oman organisaation sisältä kannattaa kysyä sijaisia; voi hyvinkin olla, että toisessa yksikössä on vakiokeikkalaisia, jotka voisivat tehdä keikkaa useammassa yksikössä. Kannattaa myös kysyä vakituisilta työntekijöiltä onko heillä tuttuja, jotka tekevät sijaistuksia. Ei ole myöskään poissuljettua käyttää jotain palkitsemismallia myös sijaisen suosittelemisesta, esim. leffalippu tai joku muu pieni palkinto.
Rekrytointia helpottaa erityisesti se, että yrityksestä annetaan hyvä ja selkeä kuva potentiaalisille sijaisille – nykyisin on oltava siis näkyvillä alasta riippumatta. Toimivat nettisivut ja mahdollisesti näkyminen jossain somekanavassa pitäisi olla nykyisin itsestäänselvyys jokaiselle yritykselle. Näkyvyyden lisäksi on tärkeää saada ja säilyttää hyvän keikkatyönantajan maine. Millä tällainen hyvä maine sitten saadaan? Tarjotaan vuoroja samoille työntekijöille mahdollisimman usein. Tämä kannattaa myös siksi, että uuden sijaisen perehdytys vie resursseja. Kannattaa siis ehdottomasti hyödyntää samoja sijaisia. Lisäksi pieneltä tuntuvat asiat kuten joustaminen vuoroja suunniteltaessa, toiveiden huomioon ottaminen, nopea palkanmaksu, sekä hyvin toteutettu työtodistus voivat olla isoja tekijöitä, kun työntekijä arvottaa yritystä sijaistuksien tarjoajana. Hyvän työnantajan maine leviää myös omien työntekijöiden kautta, ja tyytyväiset työntekijät suosittelevat kavereilleen keikkailua kyseisessä yrityksessä.
Hyvä sijainen on sijoitus
Syvällinen perehdyttäminen vie aikaa sekä rahaa, mutta samalla hyvällä perehdytyksellä voidaan sijaisia sitouttaa ja helpottaa prosessia jatkossa. No millä ne sijaiset saadaan sitten sitoutumaan? Onneksi nykyisin lähes kaikkea on tutkittu, ja tietoa on helposti ja vapaasti saatavilla, google auki siis. Erään löytämäni tutkimuksen mukaan sijaiset ovat kaivanneet perehdytysvaiheessa enemmän tietoja muun muassa asiakkaan kohtaamiseen ja hoitamiseen liittyen. Tutkimuksen perusteella oli päädytty lopputulokseen, että perehdytyksen tärkein osa on asiakkaiden / potilaiden tietoihin kohdistuva perehdytys. Lähtökohtaisesti jokainen työntekijä haluaa tehdä hyvää työtä tehokkaasti, ja se onnistuu vain toimintaympäristöön, asiakkaisiin sekä laatutekijöihin perehtymällä. Tämä esimerkkitutkimus oli tehty hoitoalalla, mutta pätee todennäköisesti laajemminkin kaikille aloille, joissa sijaisia käytetään.
Nimetyt perehdyttäjät auttavat perehdytysprosessin luomisessa ja ylläpitämisessä
Yhtenä ongelmana nähtiin yrityksessä olevien perehdytysohjeiden epäselvyys ja vanhentuneisuus. Ratkaisuna nähtiin vastuuhenkilön nimeäminen, ja yksiköiden välisten yhteisten toimintatapojen muodostaminen. Nimetyn perehdyttäjän käyttämistä on pidetty erityisen tärkeänä. Tietomäärä uuteen yritykseen mentäessä on niin suuri, että se on helpompi sisäistää, kun sen saa yhdeltä nimetyltä henkilöltä. Vaikka tietomäärä olisi sama, on se vaikeampi käsittää, jos sen saa usealta henkilöltä tipoittain.
Osa sijaisista on maininnut, että asiakkaista on kerrottu tarpeeksi, mutta talon tavoista ei. Työpaikan kulttuurin tuntemattomuus voi aiheuttaa ristiriitoja vakituisten työntekijöiden kanssa. Tätä lieveilmiötä voidaan vähentää käymällä sijaisen kanssa läpi työyhteisön vakiintuneita käytäntöjä. Olisi äärimmäisen tärkeä saada sijainen heti tuntemaan olonsa tervetulleeksi sekä osaksi työporukkaa, myös tämä auttaa sijaista sitoutumaan.
Mikäli perinteisistä avuista ei löydy ratkaisua haasteiseen, voi miettiä laatikon ulkopuolelta. Ei ole välttämättä huono idea lähettää esimerkiksi sijaisille joulutervehdystä vuosittain, riippumatta onko henkilö tehnyt keikkaa kuluvan vuoden aikana tai ei. Lisäksi sijaisten palkitsemismalleja voi miettiä, palkitaanko toistuvista sijaisuuksista esimerkiksi nostamalla tuntipalkkaa keikoittain?
Toimimattoman sijaisprosessin läpikäyminen ja tehostaminen kuulostaa työläältä, ja sitä se onkin. Toisaalta, kun prosessit ovat kunnossa ja työntekijät sitoutuvat niihin, tehostuu uuden sijaisen perehdyttäminen merkittävästi. Hyvän perehdytyksen saanut sijainen kokee onnistumisen tunteita heti alusta ja todennäköisemmin tulee uudestaan keikalle.
Sijaisen taas kannattaa keikkailla mahdollisimman paljon ja mahdollisimman useassa paikassa. Näkyvillä oleminen, verkostoituminen ja ahkera työskentely nostavat todennäköisyyttä saada vakipaikan. Erilaisissa työympäristöissä työskenteleminen auttaa helpottamaan valintaa, minkälaisissa tehtävissä haluaa jatkossa työskennellä.
Kun on saanut kasaan hyvän keikkaringin, voi sijaisille tarjota vuoroja suoraan modernista työvuorosuunnitteluohjelmasta tekstiviesteillä tai sähköpostilla. Samoin edellä mainitun joulutervehdyksen voi lähettää massaviestillä sijaisille ja lisätä yrityksen näkyvyyttä hyvin pienellä vaivalla.
Lauri Nevalainen
Lauri Nevalainen toimi aluejohtajana Espoon toimiston vetovastuussa. Esimiestehtävät, prosessien kehittäminen sekä loistavan asiakaskokemuksen tarjoaminen motivoivat Lauria päivittäisen työn tekemisessä.